Povinnosti, které na vás v oboru čekají
Přehled povinností, které v tomhle oboru firmy nejčastěji řeší, i s tím, jak často se opakují a z čeho vycházejí. Není to úplný výčet a lhůty se mění, proto je u položek poznámka, co si u sebe ověřit. Tytéž povinnosti najdete i v nástroji, a to schválně. Tahle stránka je seznam celého oboru ke čtení, nástroj z něj vybere jen ty, které platí pro váš provoz, a dopočítá k nim termíny.
Průběžně
Obchodní podmínky a reklamační řád
Prodáváte-li spotřebitelům, máte vůči nim informační povinnosti. Obchodní podmínky a reklamační řád jsou obvyklý způsob, jak je splnit a předejít sporům. Dvě povinnosti platí bez ohledu na to, co v podmínkách stojí. Reklamaci musíte přijmout v kterékoli provozovně, v níž je to možné s ohledem na sortiment, případně i v sídle, a po celou provozní dobu tam musí být přítomen pracovník pověřený vyřizováním reklamací. Při uplatnění reklamace vydáte spotřebiteli písemné potvrzení, ve kterém uvedete datum uplatnění, obsah reklamace, požadovaný způsob vyřízení a kontaktní údaje spotřebitele. Třetí povinnost dopadá už na web. Směřuje-li jednání k uzavření smlouvy, sdělíte spotřebiteli v dostatečném předstihu údaje o své totožnosti, adresu sídla, telefonní číslo a, existuje-li, pak adresu pro doručování elektronické pošty. Telefonní číslo je v tom výčtu povinné, adresa elektronické pošty jen tehdy, pokud ji máte. Předstih znamená dřív, než spotřebitel učiní závaznou nabídku, takže údaje patří k nabídce, ne až do potvrzení objednávky. Výčet se nepoužije na smlouvu uzavíranou za účelem vyřizování záležitostí každodenního života, pokud má dojít k vzájemnému plnění bezprostředně po jejím uzavření, a dál na smlouvu o zájezdu, o finanční službě, o přepravě osoby a o dočasném užívání ubytovacího zařízení.
Platí pro provoz typu prodáváme spotřebitelům nebo máme e-shop.
Zdroj§ 19 odst. 1 a 2 zák. č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele, a § 1811 odst. 2 a 3 zák. č. 89/2012 Sb., občanský zákoník
ÚkonZnění sepisuje advokát, kterého si sjednáte. Připravím podklady, zavedu dokument do evidence a ohlídám lhůty z něj plynoucí.
Co nemusíte a co vám náleží
- Kde je k provedení opravy určena jiná osoba, nemusíte reklamaci přijímat v provozovně sami. odpadá prácetypicky autorizovaný servis. Informace o něm musí být pro zákazníka dostupná
- Na smlouvy vyřizované za účelem záležitostí každodenního života s okamžitým plněním se výčet předsmluvních údajů nepoužije. odpadá práceUzavíráte jen takové smlouvy. Jakmile berete objednávky předem, výčet platí.
Odstoupení od smlouvy uzavřené na dálku
Uzavíráte-li se spotřebitelem smlouvu distančním způsobem nebo mimo obchodní prostory, může od ní odstoupit ve lhůtě čtrnácti dnů. Není-li dále stanoveno jinak, končí lhůta uplynutím čtrnácti dnů ode dne uzavření smlouvy. Je-li předmětem závazku koupě zboží, končí lhůta uplynutím čtrnácti dnů ode dne, kdy zboží převezme spotřebitel nebo jím určená třetí osoba odlišná od dopravce. U více kusů z jedné objednávky dodávaných samostatně se počítá od posledního kusu, u dodávky z několika položek nebo částí od poslední položky nebo části a u pravidelné dodávky sjednané na dobu od první dodávky. Rozhodující den proto nesedí s datem objednávky a musí se u každé zásilky vést. Odstoupí-li spotřebitel od smlouvy, vrátíte mu bez zbytečného odkladu, nejpozději do čtrnácti dnů od odstoupení, všechny peněžní prostředky včetně nákladů na dodání, které jste od něj na základě smlouvy přijali, a to stejným způsobem. Náklady na dodání k zákazníkovi se tedy vracejí také.
Platí pro provoz typu uzavíráme smlouvy na dálku nebo mimo provozovnu.
Zdroj§ 1829 odst. 1 a 2 a § 1832 odst. 1 zák. č. 89/2012 Sb., občanský zákoník
ÚkonZnění sepisuje advokát, kterého si sjednáte. Připravím podklady, zavedu dokument do evidence a ohlídám lhůty z něj plynoucí.
Lhůta na vyřízení reklamace
Reklamace včetně odstranění vady musí být vyřízena a spotřebitel o tom musí být informován nejpozději do 30 dnů ode dne uplatnění reklamace, pokud se s ním nedohodnete na delší lhůtě. Nestačí tedy vadu odstranit, spotřebitel se o vyřízení musí ve lhůtě dozvědět, a dohoda o delší lhůtě musí být dohoda, ne věta v obchodních podmínkách. Po marném uplynutí té lhůty může spotřebitel od smlouvy odstoupit nebo požadovat přiměřenou slevu. Zmeškaná lhůta tedy není formalita, je to důvod, proč přijdete o celý obchod. U každé reklamace se proto vede den uplatnění a den, kdy jste o vyřízení dali vědět.
Platí pro provoz typu prodáváme spotřebitelům nebo máme e-shop.
Zdroj§ 19 odst. 3 a 4 zák. č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele
GDPR, záznamy a zásady zpracování
Kdo pravidelně zpracovává osobní údaje, zpravidla vede záznamy o činnostech zpracování a má zásady ochrany údajů odpovídající realitě. Výjimka ze záznamů podle čl. 30 odst. 5 platí jen za určitých podmínek. Souhlasy jen tam, kde jsou opravdu potřeba.
Platí pro provoz typu zpracováváme osobní údaje zákazníků.
Zdrojnařízení GDPR
Zpracovatelské smlouvy
Když za vás s údaji nakládá někdo další, třeba účetní, cloudová služba nebo marketingová agentura, potřebujete s ním zpracovatelskou smlouvu.
Platí pro provoz typu zpracováváme osobní údaje zákazníků, prodáváme spotřebitelům nebo máme e-shop.
Zdrojčl. 28 GDPR
ÚkonZnění sepisuje advokát, kterého si sjednáte. Připravím podklady, zavedu dokument do evidence a ohlídám lhůty z něj plynoucí.
Pracovní smlouvy a personální dokumenty
Pracovní smlouvy a dohody se všemi náležitostmi, vnitřní předpisy, konkurenční doložky a mlčenlivost. Ve spojení s personální větví jako jeden celek.
Platí pro provoz typu zaměstnáváme lidi.
Zdrojzákoník práce
ÚkonZnění sepisuje advokát, kterého si sjednáte. Připravím podklady, zavedu dokument do evidence a ohlídám lhůty z něj plynoucí.
Rámcové a dodavatelské smlouvy
Dobře nastavená rámcová smlouva ošetří platby, odpovědnost, sankce a ukončení dřív, než dojde na spor. U smlouvy od druhé strany podle seznamu náležitostí vypíšu, co v ní chybí a jaké termíny z ní pro vás plynou, a předám ji advokátovi. Posouzení obsahu a rizik dělá advokát, ne správce agendy. Znění navrhuje a připomínkuje advokát.
Platí pro provoz typu uzavíráme smlouvy s dodavateli a odběrateli.
Zdrojobčanský zákoník, znění advokát
ÚkonZnění sepisuje advokát, kterého si sjednáte. Připravím podklady, zavedu dokument do evidence a ohlídám lhůty z něj plynoucí.
Ochrana obchodního tajemství a mlčenlivost
Dohody o mlčenlivosti a ochrana obchodního tajemství tak, aby citlivé informace neodešly s člověkem nebo obchodním partnerem.
Platí pro provoz typu uzavíráme smlouvy s dodavateli a odběrateli, zaměstnáváme lidi.
Zdrojobčanský zákoník
ÚkonZnění sepisuje advokát, kterého si sjednáte. Připravím podklady, zavedu dokument do evidence a ohlídám lhůty z něj plynoucí.
Korporátní dokumenty s.r.o.
Evidence zakladatelských dokumentů, termínů valné hromady a zápisů do rejstříku, ať vám nic neuteče. Znění dokumentů, převody podílů a rozhodnutí, kde je potřeba notářský zápis, vyhotoví advokát nebo notář, podklady připravím a termíny ohlídám.
Platí pro provoz typu podnikáme jako s.r.o..
Zdrojzákon o obchodních korporacích, znění advokát nebo notář
ÚkonZnění sepisuje advokát, kterého si sjednáte. Připravím podklady, zavedu dokument do evidence a ohlídám lhůty z něj plynoucí.
Vymáhání pohledávek
Hlídání splatnosti a upomínky podle postupu, který si u vás nastavím, včetně předžalobní výzvy podle vzoru schváleného advokátem. Promlčecí lhůta trvá tři roky a u faktury běží zpravidla od prvního dne po splatnosti. K nezaplacené faktuře vám náleží úrok z prodlení ve výši repo sazby České národní banky pro první den pololetí, ve kterém prodlení začalo, zvýšené o 8 procentních bodů, a to i bez ujednání ve smlouvě. Je-li dlužníkem podnikatel nebo veřejný zadavatel, náleží vám navíc ke každé jednotlivé pohledávce paušální náhrada nákladů nejméně 1 200 Kč, za každou fakturu zvlášť. Uznání dluhu, splátkovou dohodu, žalobu i exekuci vede advokát, podklady mu předám a zůstanu u toho za vás.
Platí pro provoz typu máme nezaplacené pohledávky.
Zdroj§ 619 odst. 1 a § 629 odst. 1 zák. č. 89/2012 Sb. a § 2 odst. 1 a § 3 nař. vl. č. 351/2013 Sb.
ÚkonZnění sepisuje advokát, kterého si sjednáte. Připravím podklady, zavedu dokument do evidence a ohlídám lhůty z něj plynoucí.
Co nemusíte a co vám náleží
- K nezaplacené faktuře vám náleží úrok z prodlení, i když si ho ve smlouvě nikdo nesjednal. penízeMáte pohledávku po splatnosti.
- Ke každé jednotlivé nezaplacené faktuře za podnikatelem nebo veřejným zadavatelem vám náleží paušální náhrada nákladů. Za každou fakturu zvlášť, bez ujednání ve smlouvě a bez dokládání, kolik vymáhání stálo. penízeDlužníkem je podnikatel nebo veřejný zadavatel a pohledávka je po splatnosti.
Všeobecné obchodní podmínky pro B2B
Vlastní obchodní podmínky pro dodávky firmám rozhodují o splatnosti, odpovědnosti a řešení sporů. Sepíšu, jaké okruhy v nich dnes chybí proti seznamu, znění sepíše advokát a ohlídám, aby se dostalo do smluv a na web.
Platí pro provoz typu uzavíráme smlouvy s dodavateli a odběrateli.
Zdrojobčanský zákoník, znění advokát
ÚkonZnění sepisuje advokát, kterého si sjednáte. Připravím podklady, zavedu dokument do evidence a ohlídám lhůty z něj plynoucí.
Cookies a souhlasy na webu
Kdo ukládá údaje do zařízení návštěvníka nebo k uloženým údajům přistupuje, získá od něj předem prokazatelný souhlas s rozsahem a účelem zpracování. Dvě slova nesou celou tíhu. Předem znamená, že se měřicí ani reklamní skript nesmí spustit dřív, než člověk klikne. Prokazatelně znamená, že musíte umět doložit, kdo, kdy a k čemu souhlas dal. Lišta, která si nic nezapíše, souhlas nedokládá. Povinnost neplatí pro technické ukládání výhradně pro přenos zprávy sítí a pro to, co je nezbytné pro službu, kterou si návštěvník výslovně vyžádal, tedy typicky pro košík, přihlášení nebo přepínač jazyka. Nastavím lištu, evidenci souhlasů i informaci o zpracování tak, aby to sedělo.
Platí pro provoz typu prodáváme spotřebitelům nebo máme e-shop, zpracováváme osobní údaje zákazníků.
Zdroj§ 89 odst. 3 zák. č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích
Co nemusíte a co vám náleží
- Na technicky nutné ukládání, tedy košík, přihlášení nebo vyžádanou službu, souhlas nepotřebujete. odpadá prácemusí jít výhradně o přenos zprávy sítí nebo o to, co je nezbytné pro službu, kterou si návštěvník výslovně vyžádal
Dohody DPP a DPČ
Dohoda o provedení práce smí mít rozsah nejvýše 300 hodin v kalendářním roce a do limitu se započítává i doba odpracovaná v témže roce na jiné dohodě o provedení práce u téhož zaměstnavatele. Tři dohody po 150 hodinách u jednoho zaměstnavatele tedy limit překročí, i když každá z nich je sama o sobě v pořádku. Na dohodu o pracovní činnosti nelze pracovat v rozsahu překračujícím v průměru polovinu stanovené týdenní pracovní doby, a průměr se posuzuje za celou dobu trvání dohody, nejdéle však za 52 týdnů. Obě dohody musí být písemné a jedno vyhotovení zaměstnavatel vydá zaměstnanci. U dohody o pracovní činnosti v ní navíc musí být sjednané práce, sjednaný rozsah pracovní doby a doba, na kterou se uzavírá.
Platí pro provoz typu zaměstnáváme lidi.
Zdroj§ 75, § 76 a § 77 odst. 1 zák. č. 262/2006 Sb., zákoník práce
ÚkonZnění sepisuje advokát, kterého si sjednáte. Připravím podklady, zavedu dokument do evidence a ohlídám lhůty z něj plynoucí.
Evidence skutečných majitelů
Právnická osoba zapisuje své skutečné majitele do evidence a udržuje zápis v souladu se skutečností. Nesoulad má důsledky, například u výplaty podílu na zisku.
Platí pro provoz typu podnikáme jako s.r.o..
Zdrojzák. č. 37/2021 Sb., o evidenci skutečných majitelů
Co nemusíte a co vám náleží
- V evidenci máte zapsaného skutečného majitele, takže povinnost je splněná a nic dalšího nepodáváte. odpadá práceZápis odpovídá skutečnosti.
- Váš skutečný majitel se do evidence propsal automaticky, takže nemusíte podávat návrh na zápis ani platit soudní poplatek. odpadá prácePrůpis proběhl a odpovídá skutečnosti.
Vnitřní oznamovací systém (whistleblowing)
Zaměstnavatel s 50 a více zaměstnanci zavádí vnitřní oznamovací systém, určí příslušnou osobu a zveřejní, jak lze oznámení podat. Do počtu se započítávají i dohody a agenturní zaměstnanci. Vedení systému lze svěřit externí osobě, odpovědnost zůstává zaměstnavateli.
Týká se každého provozu v oboru.
Zdrojzák. č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, informace Ministerstva spravedlnosti
ÚkonZnění sepisuje advokát, kterého si sjednáte. Připravím podklady, zavedu dokument do evidence a ohlídám lhůty z něj plynoucí.
Archivace a skartační lhůty dokumentů
Účetní závěrku a výroční zprávu uschovávejte 10 let, účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy a účtový rozvrh 5 let. Lhůta běží od konce účetního období, kterého se záznam týká, ne ode dne vystavení dokladu. Slouží-li záznamy i k jinému účelu, třeba pro daňové nebo soudní řízení, po uplynutí lhůty ze zákona o účetnictví skartovat nesmíte.
Týká se každého provozu v oboru.
Zdroj§ 31 odst. 2, § 32 odst. 1 a § 33 odst. 3 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a § 3 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví
Co nemusíte a co vám náleží
- Skartační řízení s archivem vedené podle zákona o archivnictví vás netýká. Ta povinnost dopadá na obchodní společnosti a družstva, a i mezi nimi jsou bytová družstva vyňatá výslovně, jak říká i název části I přílohy č. 1. Lhůty podle zákona o účetnictví a daňových předpisů tím ale nezanikají. odpadá práceNejste obchodní společnost ani družstvo mimo bytové a nedržíte koncesi k vedení spisovny.
Postup při úniku dat a evidence porušení zabezpečení
Při úniku, ztrátě nebo neoprávněném přístupu k osobním údajům má správce krátkou lhůtu na ohlášení Úřadu pro ochranu osobních údajů, zpravidla bez zbytečného odkladu do 72 hodin, pokud incident znamená riziko pro dotčené lidi. Při vysokém riziku se vyrozumí i sami dotčení. Každé porušení, i to, které se nehlásí, se zapisuje do vnitřní evidence. Postup a kontakty se připraví dopředu, po úniku už na to není čas.
Platí pro provoz typu zpracováváme osobní údaje zákazníků.
Zdrojčl. 33 a 34 GDPR
Co nemusíte a co vám náleží
- Lidem se porušení zabezpečení oznamovat nemusí, jsou-li splněny podmínky, za kterých oznámení odpadá. odpadá práceSplněna je aspoň jedna z podmínek uvedených v pravidle.
- Úřadu se porušení zabezpečení neohlašuje, pokud není pravděpodobné, že by mělo za následek riziko pro práva a svobody lidí. odpadá prácePosouzení rizika dopadá takhle a je zapsané. Doložit ho musíte vy.
Informační povinnosti e-shopu, tedy slevy, recenze a tlačítko objednávky
Vedle obchodních podmínek hlídá inspekce u e-shopů konkrétní praktiky. U slev se uvádí nejnižší cena, za kterou jste výrobek nabízeli a prodávali v době 30 dnů před poskytnutím slevy. Dvě úlevy k tomu patří a obvykle se o nich mlčí: u zboží, které je v prodeji kratší dobu než 30 dnů, se bere cena od začátku prodeje, a zvyšujete-li slevu postupně, měří se rozhodných 30 dnů před prvním zlevněním. U recenzí se uvádí, jak ověřujete, že jsou od skutečných zákazníků, a objednávkové tlačítko musí říkat, že zavazuje k platbě. Předem zaškrtnutá políčka s příplatky nejsou dovolená.
Platí pro provoz typu prodáváme spotřebitelům nebo máme e-shop.
Zdroj§ 12a odst. 1 zák. č. 634/1992 Sb. a § 1826a zák. č. 89/2012 Sb.
Co nemusíte a co vám náleží
- U zboží, které je v prodeji kratší dobu než 30 dnů, se nejnižší cena bere jen od začátku prodeje, ne za celých 30 dnů. odpadá práceplatí pro výrobek, který je v prodeji kratší dobu než 30 dnů před poskytnutím slevy
Odkazy vedou na stránky úřadů, které tuhle agendu vedou. Nic z toho ode mě nepotřebujete, abyste si to mohli zkontrolovat.
- Úřad pro ochranu osobních údajů GDPR a obchodní sdělení
Nechcete to hlídat sami?
Termíny a doklady vedu za vás a hlásím se dřív, než něco propadne. Napište, co provozujete, a pošlu orientační cenu.