Povinnosti, které na vás v oboru čekají
Přehled povinností, které v tomhle oboru firmy nejčastěji řeší, i s tím, jak často se opakují a z čeho vycházejí. Není to úplný výčet a lhůty se mění, proto jsou označené značkou OVĚŘIT. Který z nich se týká zrovna vás a kdy vám běží termín, sestaví nástroj podle vašeho profilu.
Průběžně
Obchodní podmínky a reklamační řád
Prodáváte-li spotřebitelům, máte vůči nim informační povinnosti. Obchodní podmínky a reklamační řád jsou obvyklý způsob, jak je splnit a předejít sporům.
Týká se vás, pokud: Prodáváme spotřebitelům nebo máme e-shop
Vychází z: občanský zákoník a zákon o ochraně spotřebitele
GDPR, záznamy a zásady zpracování
Kdo pravidelně zpracovává osobní údaje, zpravidla vede záznamy o činnostech zpracování a má zásady ochrany údajů odpovídající realitě. Výjimka ze záznamů podle čl. 30 odst. 5 platí jen za určitých podmínek. Souhlasy jen tam, kde jsou opravdu potřeba.
Týká se vás, pokud: Zpracováváme osobní údaje zákazníků
Vychází z: nařízení GDPR
Zpracovatelské smlouvy
Když za vás s údaji nakládá někdo další, třeba účetní, cloudová služba nebo marketingová agentura, potřebujete s ním zpracovatelskou smlouvu.
Týká se vás, pokud: Zpracováváme osobní údaje zákazníků, Prodáváme spotřebitelům nebo máme e-shop
Vychází z: čl. 28 GDPR
Pracovní smlouvy a personální dokumenty
Pracovní smlouvy a dohody se všemi náležitostmi, vnitřní předpisy, konkurenční doložky a mlčenlivost. Ve spojení s personální větví jako jeden celek.
Týká se vás, pokud: Zaměstnáváme lidi
Vychází z: zákoník práce
Rámcové a dodavatelské smlouvy
Dobře nastavená rámcová smlouva ošetří platby, odpovědnost, sankce a ukončení dřív, než dojde na spor. Smlouvy od druhé strany vám připomínkujeme jako podklad, u náročnějších případů se zapojí advokátní partner.
Týká se vás, pokud: Uzavíráme smlouvy s dodavateli a odběrateli
Vychází z: občanský zákoník, s advokátním partnerem
Ochrana obchodního tajemství a mlčenlivost
Dohody o mlčenlivosti a ochrana obchodního tajemství tak, aby citlivé informace neodešly s člověkem nebo obchodním partnerem.
Týká se vás, pokud: Uzavíráme smlouvy s dodavateli a odběrateli, Zaměstnáváme lidi
Vychází z: občanský zákoník
Korporátní dokumenty s.r.o.
Zakladatelské dokumenty, podklady pro rozhodnutí valné hromady, převody podílů a jednatelské záležitosti. Kde je potřeba notářský zápis, připravíme podklady a předáme je notáři.
Týká se vás, pokud: Podnikáme jako s.r.o.
Vychází z: zákon o obchodních korporacích
Vymáhání pohledávek
Předžalobní upomínky, uznání dluhu a splátkové dohody. Když dojde na žalobu nebo exekuci, předáme to advokátnímu partnerovi a zůstaneme u toho za vás.
Týká se vás, pokud: Máme nezaplacené pohledávky
Vychází z: občanský zákoník, s advokátním partnerem
Všeobecné obchodní podmínky pro B2B
Vlastní obchodní podmínky pro dodávky firmám, aby platila vaše pravidla splatnosti, odpovědnosti a řešení sporů, ne ta z protistrany.
Týká se vás, pokud: Uzavíráme smlouvy s dodavateli a odběrateli
Vychází z: občanský zákoník
Cookies a souhlasy na webu
Cookie lišta, správa souhlasů a informace o zpracování na webu tak, aby web sbíral souhlasy podle pravidel, ne jen na oko.
Týká se vás, pokud: Prodáváme spotřebitelům nebo máme e-shop, Zpracováváme osobní údaje zákazníků
Vychází z: ePrivacy a GDPR
Dohody DPP a DPČ
Dohody o provedení práce a o pracovní činnosti s náležitostmi, evidencí a limity, aby z brigády nevznikl skrytý pracovní poměr.
Týká se vás, pokud: Zaměstnáváme lidi
Vychází z: zákoník práce
Evidence skutečných majitelů
Právnická osoba zapisuje své skutečné majitele do evidence a udržuje zápis v souladu se skutečností. Nesoulad má důsledky, například u výplaty podílu na zisku.
Týká se vás, pokud: Podnikáme jako s.r.o.
Vychází z: zák. č. 37/2021 Sb., o evidenci skutečných majitelů
Vnitřní oznamovací systém (whistleblowing)
Zaměstnavatelé nad stanovený počet zaměstnanců zavádějí vnitřní oznamovací systém pro oznamovatele protiprávního jednání a určují příslušnou osobu.
Týká se vás, pokud: Zaměstnáváme lidi
Vychází z: zák. č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů
Archivace a skartační lhůty dokumentů
Smlouvy, účetní a personální doklady se uchovávají po zákonné lhůty a pak skartují. Přehled, co a jak dlouho držet, ať se nezahazuje, co má zůstat, ani nedrží zbytečně, co může pryč.
Týká se každého provozu v oboru.
Vychází z: předpisy o archivnictví a účetnictví
Postup při úniku dat a evidence porušení zabezpečení
Při úniku, ztrátě nebo neoprávněném přístupu k osobním údajům má správce krátkou lhůtu na ohlášení Úřadu pro ochranu osobních údajů, zpravidla bez zbytečného odkladu do 72 hodin, pokud incident znamená riziko pro dotčené lidi. Při vysokém riziku se vyrozumí i sami dotčení. Každé porušení, i to, které se nehlásí, se zapisuje do vnitřní evidence. Postup a kontakty se připraví dopředu, po úniku už na to není čas.
Týká se vás, pokud: Zpracováváme osobní údaje zákazníků
Vychází z: čl. 33 a 34 GDPR
Informační povinnosti e-shopu: slevy, recenze a tlačítko objednávky
Vedle obchodních podmínek hlídá inspekce u e-shopů konkrétní praktiky. U slev se uvádí nejnižší cena za posledních 30 dnů před slevou, u recenzí se uvádí, jak ověřujete, že jsou od skutečných zákazníků, a objednávkové tlačítko musí říkat, že zavazuje k platbě. Předem zaškrtnutá políčka s příplatky nejsou dovolená.
Týká se vás, pokud: Prodáváme spotřebitelům nebo máme e-shop
Vychází z: § 12a zákona o ochraně spotřebitele a § 1826a občanského zákoníku
Nechcete to hlídat sami?
Termíny a doklady vedeme za vás a hlásíme se dřív, než něco propadne. Napište, co provozujete, a pošleme orientační cenu.